投資会社を運営すると、さまざまな帳簿や書類を作成することになります。
また登記や社会保険など各種届出書類も作成しなければなりません。
そのうち必ずこの帳簿書類や届出書類の管理や保管の問題がでてきます。
(1)会計・税務関係
まず、投資会社が作成する「帳簿書類」や「決算書」は一体どのように保存すればよいのでしょうか？
実は会社法や税法に保存期間が決められています。
①会計関係
会社法のルールで会計帳簿と決算書類は、決算から10年間保存する義務があります。
②税務関係
税法のルールでは、7年間保存する義務があります。
ただし、青色欠損金の繰越控除を9年間使う場合は、9年間です。
もし紛失していたとなれば、推計課税されるなど不利に課税される場合がありますので厳守しましょう。
また、法人設立届出書や青色申告承認申請書など新設時に提出する書類一式は永年保存になります。
余談ですが、これらの原始帳票となる（会計入力で使う）「領収書」や「請求書」はどのように保存するのが望ましいでしょうか？
いろいろなやり方がありますが、当社では「領収書」は月毎に大きく区分し、その月内で日ごとに整然とノートに張り付けていただいています。
こうすれば、現金出納帳の日々の記帳がし易いからです。また、後で見つけだす時も早くできます。
領収書に印紙税がかかる場合がありますのでご注意ください。不納付の場合、過怠税として3倍になってしまいます。
「請求書」は月毎にまとめておけばよいでしょう。こちらは、その月内で「原価関係」「費用関係」ぐらいの大雑把な区別で構わないと思います。
(2)給与計算・登記・社保労保関係
次に、給与計算関係をみましょう。
③給与関係
「扶養控除申告書等」は年毎に、旅費手当や仮払い精算書などは月毎にまとめておきます。
給与明細書の会社控も月毎にファイリングします。
なお、年末には「一人別源泉徴収簿」を作成します。
税法のルールでは、これらは7年間保存する義務があります。
最後に、登記や社保労保の関係をみましょう。
④登記関係
設立登記に関するものを始めとして、「株主総会議事録」や「取締役会議事録」など年度ごとにまとめておくのが望ましいです。
（合同会社では「同意書」や「決定書」になります。）
また、定款はいつも最新の現行定款の状態にしておく必要があります。
⑤社会保険関係
新規適用届を始めとして、「資格取得時決定」「定時決定」「随時決定」「賞与支払届」などを年度ごとにまとめておくのが望ましいです。
⑥労働保険関係
保険関係成立届を始めとして、「労働保険料概算・確定申告書」「雇用保険関係書類」などを年度ごとにまとめておくのが望ましいです。
また「労働者名簿」や「賃金台帳」も作成保管します。
以上、主だったものを挙げてみましたが、兼業事業によってはこの他にも許認可で必要な書類の整理保存などが加えて必要になります。
もちろん契約書などの保存も整然としておきます。特に課税文書の場合、印紙税の納付（収入印紙の貼付消印）が必要ですのでこちらもご注意ください。
また、不動産権利証や保険証券など大事な書類は金庫保管するなど用心するのが望ましいです。
（税理士 橋本ひろあき）